Viis asja, mida tasuta mall enda kohta ei ütle

Ütleme kohe ära: tasuta mall on väga sageli täiesti piisav. Lühike volitus, kviitung, kokkulepe kahe tuttava vahel – seal ei ole midagi, mille pärast kaua otsida.

Aga internetist leitud fail ei tule saatekirjaga. Ta ei ütle, kes ta kirjutas, millal, kelle jaoks ega seda, kas ta on terve. Need viis asja pead ise välja lugema, ja enamasti mitte dokumendi sisust, vaid selle ümbert: lehelt, kust fail tuli, faili omadustest, vormistuse pisidetailidest.

1. Kes selle kirjutas ja kas ta on kättesaadav

Alusta lehest, mitte failist. Kas seal on nimi, ettevõte, aadress või kas või e-posti aadress? Kas keegi paneb oma nime selle alla, mis failis kirjas on? Pool minutit lehe jaluses annab siin rohkem infot kui kümme minutit dokumendi lugemist.

Anonüümne fail ei ole automaatselt halb. Aga sul ei ole kelleltki küsida, uuemat versiooni ei tule kuskilt, ja kui malli on vahepeal parandatud, ei saa sa seda kunagi teada. See tähendab, et ülejäänud neli küsimust pead ise ära vastama – keegi ei tee seda sinu eest.

2. Millal seda viimati puudutati

Vanus ei ole dokumendi sees kirjas ja seda küsitakse harva. Vaata kolme kohta.

Kõige kõnekam on kolmas, sest vormistus vananeb kiiremini kui tekst. Kui mall räägib ainult paberil saadetavatest teadetest, kasutab ammu kadunud asutuse nime või sisaldab linke, mis enam ei avane, on ta kaua seisnud. See ei tee teda kohe kõlbmatuks – lühike ja lihtne kokkulepe võib kümme aastat vastu pidada. Mida rohkem on aga dokumendis tähtaegu, vorminõudeid ja viiteid välistele asjadele, seda rohkem vanus loeb.

3. Kas see on kirjutatud siia või siia tõlgitud

Tõlgitud mall reedab end nimedega. Pooltel on veidrad tiitlid, alguses seisab pikk mõistete loetelu, sissejuhatus algab lausetega, mis kuhugi ei vii, ja mõned asjad kannavad nimesid, mida siin lihtsalt ei kasutata.

Kiireim kontroll on kõrvutamine. Ava mõni eestikeelne sisujuhend sama dokumendiliigi kohta – näiteks meie üürilepingu juhend või töölepingu juhend – ja vaata, kas peamised mõisted kannavad mõlemas sama nime. Kui mall nimetab neid järjekindlalt teisiti, ei ole tegemist stiilivalikuga: dokument on üles ehitatud mujal ja siia hiljem üle toodud.

4. Kas see on terviklik või lõpeb seal, kus raske osa algab

Loe dokument läbi tagantpoolt ettepoole. Algus on peaaegu alati korralik, sest see kirjeldab asju, milles pooled on juba kokku leppinud: kes, mida ja mille eest. Raske osa on lõpp, sest see kirjeldab olukorda, mida kumbki pool ei taha ja mille peale allkirja andes ei mõelda.

Kontrolli lihtsalt: kas dokument ütleb, kui kaua ta kehtib, kuidas ta lõpeb ja mis saab siis, kui üks pool ümber mõtleb. Kui need kolm vastust on olemas, on ülejäänu enamasti pisiasi. Kui neid ei ole, ei aita ka see, et algus on väga hoolikalt kirjutatud.

5. Kas see on üks dokument või kolm kokku õmmeldud

Kõige petlikum fail ei ole poolik, vaid liiga pikk. Keegi on võtnud kolm dokumenti ja teinud neist ühe – või on selle teinud masin. Selline mall näeb esmapilgul kõige põhjalikum välja ja on tegelikult kõige riskantsem, sest tema vead on struktuuris, mitte sõnastuses.

Kontroll ise on igav ja kiire: keri punktide numeratsioon ülalt alla läbi ning otsi failist iga ristviide, vaadates, kas viidatud punkt räägib tõesti sellest, mida lubatakse. Kui asud malli ise ümber tegema, hoia numeratsioon terve – kuidas seda Wordis teha, on kirjas juhendis malli muutmine Wordis.

Kui vastused on head, kasuta seda

Tõsiselt. Viis küsimust võtavad kokku umbes viis minutit ja väga suur osa lihtsatest dokumentidest läbib selle kontrolli. Tasulise malli mõte tuleb sisse siis, kui vastused jäävad õhku ja sa ei taha neid ise välja selgitada – kui dokument jääb kehtima pikaks ajaks, kui selle taga on raha, või kui sama malli läheb sul vaja mitu korda.

Lühidalt

• Tasuta mall on sageli täiesti piisav – hinda dokumenti, mitte hinda.
• Vaata esmalt lehte, kust fail tuli: kas keegi paneb oma nime selle alla?
• Vanust näitavad jalus, faili omadused ja vananenud vormistus.
• Tõlgitud mall reedab end nimedega – kõrvuta mõisteid eestikeelse juhendiga.
• Loe lõppu enne algust: kehtivus, lõpetamine, tagajärjed.
• Kokku õmmeldud dokument näeb kõige põhjalikum välja: kontrolli numeratsiooni ja ristviiteid.

Meie mallides on need viis küsimust juba ette ära vastatud ja failid tulevad nii Wordi- kui ka PDF-kujul koos vastavate lisadega – näiteks eraisikute vaheline laenuleping, sõiduki müügileping või konfidentsiaalsuskokkulepe. Kogu valik on mallide poes.

Artikkel on praktiline abimaterjal ja üldine teave, mitte õigusnõu.