Kuidas Wordi malli muuta nii, et see katki ei läheks

Hea mall on kokku pandud nii, et see peaks vastu ka muutmisele: pealkirjad on tehtud laadidega, punktid nummerdatakse automaatselt, ristviited leiavad ise õige koha. Kõik see läheb katki umbes viie minutiga, kui muudatusi teha valel viisil – ja tulemus näeb ekraanil endiselt korralik välja.

Siin on seitse harjumust, mis hoiavad dokumendi tervena. Ükski neist ei nõua Wordi süvateadmisi.

Kus mall tegelikult katki läheb

Enamik kahjustusi tekib neljast tegevusest, mis kõik tunduvad süütud: käsitsi kirjutatud punktinumbrid, tühikutega tehtud taane, kopeerimine teisest dokumendist ning tekstikasti või tabelisse lisatud sisu.

1. Kasuta olemasolevaid laade

Kui lisad uue peatüki, ära vorminda pealkirja käsitsi paksuks ja suuremaks. Vali sama laad, mis on olemasolevatel pealkirjadel. Laad hoiab kirjatüübi, suuruse, vahed ja – mis kõige olulisem – nummerduse ühtsena kogu dokumendis.

Kiire kontroll: vii kursor olemasolevale pealkirjale ja vaata laadide ribalt, milline laad on esile tõstetud. Sama vali ka uue pealkirja jaoks.

2. Ära kirjuta punktinumbreid käsitsi

See on kõige levinum viga ja kõige kallim. Kui lepingus on punktid 1–6 automaatselt nummerdatud ja sa lisad käsitsi punkti „7”, siis järgmine automaatselt lisatud punkt saab samuti numbri 7. Ristviide „vt punkt 7” hakkab osutama valele kohale ja keegi ei märka.

3. Kleebi ainult tekstina

Kui tood teksti mujalt – vanast lepingust, e-kirjast, veebilehelt – tuleb vorming kaasa. Tulemuseks on dokument, kus üks lõik on teistsuguses kirjatüübis ja teistsuguse reavahega. Väljanägemine on esimene asi, mille järgi teine pool dokumenti hindab, ja kokkulapitud tekst paistab kohe silma.

Kleepimisel vali alati „ainult tekst” ja vorminda kohapeal laadiga. Sama kehtib tabelite kohta: kleebitud tabel toob kaasa oma jooned ja veerulaiused.

4. Kustutamise asemel mõtle, miks punkt seal on

Punktid, mida esmalugemisel ei mõista, on tavaliselt need, mida sa pole veel vajanud: teadete kättetoimetamise kord, muudatuste vorm, kohtualluvuse kokkulepe. Nende kustutamine teeb lepingu lühemaks, mitte lihtsamaks.

Kui punkt tundub üleliigne, on parem küsida, mis olukorras see rakenduks. Kui vastus on „siis, kui asi läheb halvasti”, on see täpselt see punkt, mille pärast leping üldse kirjalik on.

5. Jälgi määratletud mõisteid

Kui lepingu alguses on kokku lepitud, et „Töövõtja” tähendab konkreetset poolt, siis peab see sõna kogu ülejäänud dokumendis samamoodi kõlama. Malli muutes tekib sageli segadus: ühes punktis „Töövõtja”, teises „Teenusepakkuja”, kolmandas inimese nimi.

6. Enne saatmist puhasta dokument

Viis asja, mida enne saatmist üle vaadata: lehe suurus, alles jäänud jälitatud muudatused, kommentaarid servas, täitmata kohatäited ja dokumendi omadused, kus on kirjas autori nimi ja organisatsioon. Kõik on eemaldatavad ühe menüü alt, aga ainult siis, kui neid otsida.

7. Salvesta lõplik versioon PDF-ina

Kui sõnastus enam ei muutu, ekspordi dokument PDF-iks ja saada see. Wordi fail on tööriist läbirääkimisteks; allkirjastamisele läheb lõplik fail – enamasti PDF, mis pannakse allkirjastamiseks konteinerisse. Hoia mõlemad alles: PDF on leping, Word on alus järgmisele lisale või uuendusele.

Lühidalt

• Uus pealkiri saab olemasoleva laadi, mitte käsitsi vormingu.
• Punktinumbreid ei kirjutata kunagi käsitsi.
• Taane tuleb laadist, mitte tühikutest.
• Kleebi ainult tekstina ja vorminda kohapeal.
• Arusaamatut punkti ei kustutata – selle kohta küsitakse.
• Üks nimetus poole kohta, algusest lõpuni.
• Enne saatmist: A4, muudatused, kommentaarid, nurksulud, omadused.

Meie mallid on üles ehitatud laadide ja automaatse nummerdusega, nii et need muudatusi taluvad – näiteks tähtajatu tööleping, eluruumi üürileping või käsundusleping. Kogu valik on mallide poes. Kust mall üldse võtta ja mida enne kasutamist kontrollida, on kirjas juhendis tasuta mall internetist.

See artikkel käsitleb dokumendi vormistamist ja on üldine teave, mitte õigusnõu.